Tietosuoja

Tietosuojapolitiikassa määritellään, kuinka kaikissa Ilkka-Yhtymän toiminnoissa ja toimipaikoissa pyritään varmistamaan henkilötietojen lainmukainen käsittely ja tietosuojan laatu sekä taso.

Tietosuojalauseke tarjoaa Ilkka-Yhtymän Oyj:n sekä sen tytäryhtiöiden palveluita ja tuotteita käyttäville tietoa siitä, miten käytämme henkilötietoja. Keräämme tietoja asiakkaistamme liiketoiminnan mahdollistamiseksi sekä palveluidemme ja tuotteidemme kehittämiseksi.

Tietosuojapolitiikka

Ilkka-Yhtymän tietosuojapolitiikka

Ilkka-Yhtymä Oyj:n hallinnointiperiaatteiden mukaisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yhtenä osana on tietosuoja ja siitä huolehtiminen.

Tietosuojapolitiikassa määritellään, kuinka kaikissa Ilkka-Yhtymän toiminnoissa ja toimipaikoissa pyritään varmistamaan henkilötietojen lainmukainen käsittely ja tietosuojan laatu sekä taso.

Tietosuojapolitiikka päivitetään tarpeen mukaan.

Tietosuojapolitiikan kattavuus ja tavoitteet

Tietosuojaan kuuluvat henkilöiden yksityiselämän suoja ja yksityisyyden suojaa turvaavat muut oikeudet henkilötietoja käsiteltäessä.

Tietosuojapolitiikan avulla pyritään turvaamaan lainsäädännön mukaiset henkilötietojen käyttöön liittyvät Ilkka-Yhtymän tai sen tytäryhtiöiden asiakkaiden, työntekijöiden ja muihin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden oikeudet sekä varmistamaan tietojen käsittelijän oikeudet sekä velvollisuuksien noudattaminen henkilötietoja käsiteltäessä.

Tietosuojaa toteutettaessa kiinnitetään erityistä huomiota henkilötietojen salassapitoon sekä siihen, ettei asiattomilla ole pääsyä tietoihin ja ettei tietoja käytetä henkilöä vahingoittavasti.

Tietosuojalla on kiinteä yhteys tietoturvaan. Ilkka-Yhtymä Oyj:n tietoturvapolitiikka määrittelee, mitä tarkoitetaan tietoturvalla ja kuinka sitä ylläpidetään.

Tietojen elinkaari ja käyttö

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilön suostumukseen, laissa määriteltyyn muuhun perusteeseen tai perusteltuihin ja lain tai asetusten sallimiin tarkoituksiin.

Henkilötietoja käsitellään vain perustellun käyttötarkoituksen johdosta ja vain siinä määrin ja niin kauan, kun se on kunkin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Käytettävien tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus pyritään varmistamaan luotettavasti. Kun tiedot eivät enää ole käyttötarkoituksensa vuoksi tarpeellisia, tiedot poistetaan tai tuhotaan asianmukaisesti.

Tietoja käytetään niitä kerättäessä kuvattuihin tarkoituksiin lainsäädännön kulloinkin sallimissa rajoissa. Tietoja luovutetaan vain nimenomaisesti kerrotulla tai laissa mainitulla perusteella ja nimenomaisesti kerrotuille tai laissa mainituille luovutuksen saajille.

Emme pääsääntöisesti siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Yksittäisissä tapauksissa tietojen siirron yhteydessä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla

Rekisteröityjen informointi

Rekisterinpitäjä on se Ilkka-Yhtymä Oyj-konserniin kuuluva yhtiö, jonka käyttötarkoituksia varten henkilötiedot on kerätty. Kustakin henkilörekisteristä laaditaan lainsäädännön edellyttämät tietosuojaselosteet ja tarvittaessa muut dokumentaatiot tai ilmoitukset. Rekisteröidyille tarjotaan laissa tarkoitettu tai muuten tarpeellinen informaatio henkilötietojen käsittelystä tietoja kerättäessä sekä mahdollisuuksien mukaan myös muulla tavoin, esim. rekisterinpitäjien verkkosivuilla.

Vastuut ja organisointi

Vastuu tietosuojan toteuttamisesta on liiketoiminta- ja konsernijohdolla. Jokaisen Ilkka-Yhtymä Oyj:n henkilökunnan jäsenen tulee tuntea ja hallita oman vastuualueensa tietosuojasääntelyn perusperiaatteet ja -riskit.

Ilkka-Yhtymä Oyj on nimittänyt tietosuojavastaavan, jonka tehtävänä on ohjata ja avustaa sekä kehittää ja valvoa tietosuojalainsäädännön vaatimusten toteutumista koko konsernissa sekä tarvittaessa olla viranomaisiin yhteydessä. Ilkka-Yhtymä Oyj:n kehitys ja tietohallinto-osasto avustaa tietosuojavastaavaa ja liiketoimintoja tietosuojaan liittyvissä teknisissä ratkaisuissa.

Ilkka-Yhtymä Oyj:n kehitys- ja tietohallinto-osasto toimii tietoturvan teknisenä asiantuntijaorganisaationa. Se ohjaa ja kehittää tietoturvan toteutumista.

Jokainen liiketoimintayksikkö vastaa hankkiessaan sellaisia palveluja, joissa asetuksessa kuvattuja tietoja käsitellään, että palveluntuottaja noudattaa toiminnassaan lainsäädäntöä ja asetuksia, joita henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava ja että käytettävät tietojärjestelmät vastaavat teknisesti tietosuojalainsäädännön vaatimuksia

Henkilötietoihin pääsevien ja rekistereitä käsittelevien palvelutuottajien kanssa tehdään lainsäädännössä määritellyt sopimukset.

Tietosuojan varmistaminen

Tietosuoja-asiat kuuluvat osana kaikkien uusien työntekijöiden perehdytykseen ja niistä järjestetään koulutuksia kaikille työntekijöille.

Henkilötietoja sisältävien tietojärjestelmien käyttö rajataan vain niille, joiden työtehtäviin se kuuluu ja joille on järjestelmäkohtaisesti annettu erilaisilla käyttäjähallintaratkaisuilla järjestelmään eritasoisia käyttäjäoikeuksia.

Kaikkia henkilötietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo lainsäädännöissä säännelty tai erikseen sovittu ja dokumentoitu vaitiolovelvollisuus.

Tietojärjestelmien käytön lokitietoja kerätään erikseen laissa säädetyllä tai muutoin riittävällä tarkkuudella.

Kukin liiketoimintayksikkö tai rekisterinpitäjä arvioi ja vastaa tietosuojan toteutumisesta omissa toiminnoissaan.

Menettely tietosuojan vaarantuessa

Henkilötietojen käsittelyä koskevien lakien, tämän tietosuojapolitiikan tai sen perusteella annetun ohjeistuksen vastainen toiminta vaarantaa tietosuojan.

Tietosuojaa vaarantava toiminta, mikäli se täyttää lainsäädännössä kuvatun rangaistavan toiminnan tunnusmerkistön, annetaan viranomaisten tutkittavaksi. Jos vaaraa aiheuttava toiminta ei täytä em. tunnusmerkistöä, mutta vaarantaa tietosuojaa, voi asiasta seurata huomautus, varoitus tai työsuhteen päättäminen.

Mikäli tietosuojan epäillään tai havaitaan vaarantuneen, asia tutkitaan viipymättä. Tietosuojaloukkauksista ilmoitetaan viipymättä viranomaisille ja tarvittaessa myös tietosuojaloukkauksen kohteeksi joutuneelle rekisteröidylle siten kuin lainsäädännössä on määritelty.

Tiedottaminen henkilöstölle, rekisteröidyille ja sidosryhmille

Tästä tietosuojapolitiikasta ja sen muutoksista tiedotetaan Ilkka-Yhtymä Oyj:n henkilöstölle tiedotustilaisuuksissa ja sähköpostitse. Tietosuojapolitikka on julkaistu Ilkka-Yhtymä Oyj:n kotisivuilla ja se on saatavilla myös Ilkka-Yhtymä Oyj:n intranetistä

Tietosuojapolitiikan vahvistaminen

Ilkka-Yhtymä Oyj:n tietosuojapolitiikka on vahvistettu hallituksen kokouksessa 19.4.2018.

13.4.2018, Ilkka-Yhtymä Oyj, versio 1.01

Tietosuojalauseke

Tämä tietosuojalauseke tarjoaa Ilkka-Yhtymän Oyj:n sekä sen tytäryhtiöiden palveluita ja tuotteita käyttäville tietoa siitä, miten käytämme henkilötietoja. Keräämme tietoja asiakkaistamme liiketoiminnan mahdollistamiseksi sekä palveluidemme ja tuotteidemme kehittämiseksi. Emme käytä henkilötietoja markkinointitarkoituksiin ilman laillista lupaa tai asiakkaan suostumusta. Olemme sitoutuneet huolehtimaan kaikkien asiakkaidemme tietojen turvallisesta ja lainmukaisesta käsittelystä.

1. Mihin tarkoitukseen tietojani kerätään?
2. Millaisia tietoja minusta kerätään?
3. Mistä lähteistä tietoja kerätään?
4. Miten ja kuinka kauan tietojani säilytetään?
5. Kuka henkilötietojani käsittelee ja luovutetaanko niitä kolmansille osapuolille?
6. Evästekäytännöt
7. Mobiilisovellusten tietosuoja
8. Kuinka voin vaikuttaa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn?
9. Muutokset tietosuojalausekkeeseen
10. Kuinka otan yhteyttä?

Palvelukohtaisiin tietosuojaselosteisiimme pääset tutustumaan täältä

******************************************************************

1. Mihin tarkoitukseen tietojani kerätään?

Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Asiakasrekisterimme nimi- ja osoitetietoja käytetään mm. tilausten tai palvelujen toimittamiseksi, asiakassuhteen ylläpitoon ja muihin vastaaviin tarkoituksiin.

Asiakaspalvelu ja ostaminen

Luotettavan ja henkilökohtaisen asiakaskokemuksen tuottamiseksi tarvitaan osto- ja tilaustietoihin perustuvaa dataa, kuten yhteystietoja sekä tilaushistoriaa. Asiakaspalvelumme ja myyntimme auttavat asiakasta löytämään hänelle sopivimmat tuotepaketit ja kiinnostavimmat tarjoukset sekä osaavat kertoa tuoreimmat tiedot asiakkaan ostoista. Autamme asiakasta myös eri palveluidemme käytössä.

Asiakas voi tilata ja ostaa tuotteitamme mm. puhelinmyyjiltä, verkkosivuiltamme tai suoraan asiakaspalvelumme/myyntimme kautta. Tilausten ja ostojen yhteydessä keräämme tilauksen toimittamista sekä laskuttamista varten tarpeelliset tiedot. Ostaessasi tuotteita verkkopalvelumme kautta luottokortilla tai verkkomaksulla, emme tallenna maksutietojasi, vaan ne tuotetaan kolmannen osapuolen kanssa, joka on erikoistunut turvalliseen ostotietojen käsittelyyn.

Tarjoukset ja markkinointi

Hyödynnämme asiakkaan osto- sekä tilaushistoriaan kertyvää dataa auttaaksemme asiakasta löytämään itselleen kiinnostavimmat tarjoukset. Pyrimme kohdentamaan tarjoukset, jotta ne olisivat asiakkaan kannalta mahdollisimman mielenkiintoisia. Markkinointi ja tarjoukset perustuvat asiakkaan osto- sekä tilaushistoriaan ja digitaalisten tuotteiden käyttötietoihin. Sähköpostilla tai tekstiviesteillä markkinoimme sellaisia tuotteita, jotka ovat samankaltaisia asiakkaan aikaisemmin ostamien tuotteiden kanssa.

Tuotteet ja tuotekehitys

Kehitämme jatkuvasti tuotteidemme sekä palveluidemme käyttöliittymiä ja käyttökokemuksia. Ilkka-Yhtymä-konsernin liiketoiminta-alueet ovat monikanavastrategiaan perustuva kustannustoiminta sekä sanomalehtien ja mainosmateriaalien painamiseen keskittyvä graafinen toiminta.

Painotoiminta

Painotoiminnassa käsittelemme pääasiassa asiakasyritystemme omistamia ja asiakasyritystemme pyynnöstä eri rekistereistä ostettuja henkilötietoja (esimerkiksi osoitteistoja) ja vain asiakkaan kanssa erikseen sovittujen käyttötarkoitusten mukaisesti. Käsittelemme henkilötietoja aina asianmukaisella huolellisuudella tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

2. Millaisia tietoja minusta kerätään?

Keräämme asiakkaasta edellä kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää minkälaista tietoa asiakkaasta kerätään missäkin tilanteessa.

Asiakkaan antamat tai asiakkuuteen liittyvät tiedot:
– Yhteystiedot kuten, asiakkaan nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
– Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten asiakasnumero, laskutus-, perintä ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, asiakaspalautteet, arvonta- ja kilpailuvastaukset sekä peruutustiedot
– Verkkopalvelun rekisteröitymis- ja verkkoasioinnin tapahtumatiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus tai verkkotapahtuma
– Henkilötunnus luottokaupassa
– Luvat ja suostumukset
– Kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot
– Markkinoinninestotiedot sekä
– Mahdolliset muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot.

3. Mistä lähteistä tietoja kerätään?

Henkilötiedot kerätään pääasiallisesti asiakkaalta itseltään tilauksen, oston tai verkkopalveluun rekisteröitymisen yhteydessä. Tilaaja-asiakas voi myös lisätä tai päivittää tietojaan I-Mediatilin kautta. Evästeiden avulla voimme kerätä tietoa siitä, miten asiakas käyttää palveluitamme. Lue lisää evästeiden käytöstä täältä. Tietoja kerätään myös väestötietojärjestelmästä sekä muista vastaavista julkisista tai yksityisistä rekistereistä.

4. Miten ja kuinka kauan tietojani säilytetään?

Kerättyjä tietoja säilytetään tietojärjestelmissä, jotka on suojattu rajoitetuin käyttöoikeuksien ja salasanoin sekä rajoitetun kulunvalvonnan avulla. Säilytämme asiakkaiden tietoja voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan kuin on tarpeen aikaisemmin määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Kun asiakassuhde tai muu henkilötietojen käsittelyperuste päättyy, asiakkaan henkilötiedot pääosin poistetaan.

Ilkka-Yhtymä Oyj tai sen tytäryhtiöt voivat olla velvoitettuja säilyttämään joitakin asiakkaan henkilötietoja noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen. Verkkopalveluiden keskustelupalstoille tai julkisissa palautteissa voi näkyä verkkopalvelun käyttäjän nimimerkki ja sillä tuotettu sisältö myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

5. Kuka henkilötietojani käsittelee ja luovutetaanko niitä kolmansille osapuolille?

Henkilötietoja käsitellään Ilkka-Yhtymä Oyj:ssä sekä sen tytäryhtiöissä huolellisesti. Henkilötietoihin pääsy on rajattu vain niille henkilöille, jotka sitä työssään tarvitsevat. Huolehdimme, että henkilötietojen käsittelyyn osallistuva henkilöstö on ohjeistettu ja koulutettu asianmukaisesti.

Tietojen käsittelyyn käytämme tarvittaessa myös kolmansia osapuolia. Tällöin varmistamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti. Alihankkijat käsittelevät tietoja meidän lukuumme, eivätkä he saa käsitellä tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Jotkin kumppaneistamme saattavat sijaita EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Jos siirrämme tiedot EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti. Tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolella voi perustua myös asiakkaan suostumukseen.

Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille ainoastaan seuraavissa tapauksissa:
– Asiakas on antanut siihen suostumuksensa
– Markkinointitarkoituksiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja muihin vastaaviin selvityksiin konserniin kuuluville yhtiöille tai heidän yhteistyökumppaneilleen tietosuojalainsäädännön mukaisesti
– Toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla
– Mikäli myymme, ostamme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme

6. Evästekäytännöt

Keräämme asiakkaan päätelaitetta ja selainta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voidaan tunnistaa ja laskea sivustoillamme vierailevat selaimet. Tällä tavalla voidaan kerätä tietoja siitä, miten ja milloin verkkopalvelujamme käytetään sekä voimme kehittää palveluitamme käyttäjäystävällisemmiksi. Evästeiden käyttöön perustuvat tekniikat mahdollistavat muun muassa sen, että asiakkaan ei halutessaan tarvitse syöttää käyttäjätunnusta ja salasanaa joka kerta uudelleen. Palveluiden käytöstä kerättyä tietoa käytetään myös kohdennetun mainonnan tai sisällön tuottamiseen.

Lisätietoja käytetyistä evästeistä löydät täältä

7. Mobiilisovellusten tietosuoja

Tarjoamiimme esim. Applen App Storen, Googlen Playn tai Microsoft Storen kautta saatavilla oleviin mobiilisovelluksiin sovelletaan tämän tietosuojalausekkeen lisäksi kunkin palveluntarjoajan ehtoja. Applen ehtoihin voit tutustua täällä, Googlen ehtoihin täällä sekä Microsoftin ehtoihin täällä.

8. Kuinka voin vaikuttaa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn?

Olemme sitoutuneet tarjoamaan asiakkaillemme valintoja ja hallintamahdollisuuksia tietosuojaan liittyen. Asiakkaamme voivat vaikuttaa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn mm. seuraavasti:

Tietojen tarkastaminen, muokkaaminen tai poistaminen

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa hänestä talletetut henkilötiedot. Asiakas voi pyytää virheellisten tietojen muokkaamista tai poistamista olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme. Mikäli asiakas haluaa tarkastaa tallennetut henkilötietonsa, pyydämme ottamaan yhteyttä asiakaspalveluumme.

Suoramarkkinoinnin kieltäminen

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

Evästeiden tyhjentäminen ja estäminen

Selaimeen tallentuneet evästeet tyhjätään selaimen asetuksista. Halutessaan asiakas voi myös kokonaan estää evästeiden tallentumisen selaimelleen selaimen asetuksista. Huomioithan, että evästeiden estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa verkkopalveluidemme toimivuuteen ja käytettävyyteen.

Mainonnan kohdentamisen estäminen

Asiakkaalla on mahdollisuus estää kolmansien osapuolten tekemän mainonnan kohdentaminen verkkokäyttäytymisensä perusteella. Estämisen jälkeen asiakkaalle näytetään yhtä paljon mainoksia kuin aikaisemmin, mutta mainonta ei ole asiakkaan kiinnostusalueiden mukaan valittua. Kolmansien osapuolten mainonnan kohdentamisen voi estää täällä (Your Online Choises –palvelu).

9. Muutokset tietosuojalausekkeeseen

Ilkka-Yhtymä Oyj:llä on oikeus muuttaa tätä tietosuojalauseketta soveltuvin osin ilmoittamalla siitä palveluissaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojalausekkeeseen säännöllisin väliajoin.

10. Kuinka otan yhteyttä?

I-Mediat Oy,
Asiakaspalvelu,
PL 60, 60101 Seinäjoki
asiakaspalvelu@i-mediat.fi

I-print Oy
PL 21, 60101 Seinäjoki
Puh. (06) 2477 750

Tähän tietosuojalausekkeeseen liittyvät tiedustelut asiakas voi lähettää osoitteeseen:

Ilkka-Yhtymä Oyj
Tietosuojavastaava Ari Monni
PL 60, 60101 Seinäjoki

etunimi.sukunimi@ilkka-yhtyma.fi

11.5.2018, Ilkka-Yhtymä Oyj, versio 1.0